有哪些高效简约的 GTD 工具推荐？
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前言：GTD的理论应该不少人都听过，这些年随着待办清单这类软件的普及，GTD的理论也被越来越多人接受。正如书里提到的：你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。其实，我们焦虑也好，烦恼也罢，都是因为事情没搞定所致，GTD的理论虽然不能够帮你直接搞定事情，但却能够很好的帮你进入更好的搞定一切的状态，而这也是现在如此内卷情况下所有打工人需要的一种状态。
什么是GTD
GTD是“Getting Things Done”的缩写，是由效率管理专家戴维·艾伦（David Allen）开创的一套完整个人时间管理系统。GTD，中文称为“搞定”，这是一套思考方法，能帮助人们更好地掌控自己的生活，不管做什么都更能集中注意力。GTD并不是教你如何把事情“做完”，而是教你学会专注于当下，把握这一刻，并清楚地知道下一步该做什么，在感觉事情失去控制时能重回正轨，充满创意，为生活中的种种可能性预先做好准备。无论是在学习、工作、进行人际交往、运动、追求各种目标和梦想时，还是在玩游戏时，你都能做到如此。GTD是帮助你在各方面“准备好”的一套方法，也就是更容易让你进入心流状态。现在的职场打工人都很追求所谓的WLB：Work/ Life Balance，而GTD正是一个能够让你有更好的WLB的神奇力量。
而这套方法其实也也很简单，由三大部分构成：
1. 搞定五步骤：帮助你得到掌控力。
2. 专注高度：帮助你获得视角。
3. 计划地图：在遇到需要深入思考的项目和情境时，帮助你得到掌控力与视角。
这套理论问世之后，已经有非常多的人因为践行GTD而受益，从8岁到80岁，不分背景、性别、宗教信仰、文化，任何人都能使用它，而且它在任何时间和情境都适用。学会这套方法后，你可以扩展它，依据个人情况对它进行改造，让你终身受用。这套方法和音乐、舞蹈或运动很像，在经过学习和练习之后，它能融入你的生活。相信，你也梦想有一天成为一个职场精英，就是电视里面那种高级霸总的状态，所有事情都安排的有条不紊，极致高效。
为什么GTD理论有效？
这是一个信息过载的时代，手机犹如潘多拉的魔盒，给我们打开了一个无所不能的网络世界，但也让我们深陷其中。手机上的应用程序经过精心设计，目标就是抓住并留住人们的目光。你在通信软件上多久发一次信息？你的微信上有多少好友？你发的照片获得了几个赞？你每小时会看几次手机？
而我们各种工作、学习、生活的各种琐事也铺面而来。明天的房租，后天的考试，下周的汇报……各种事情让你精疲力尽。但真正做事情的时候，你一会又忍不住刷下手机，一会上厕所，时间就这么过去了，却发现到头来没做成几件事情。留下的只是一地鸡毛的心情。
为什么会感觉这么混乱呢？其实道理很简单，我们的大脑从来都是单线程的机器，一次只能做一件事情。如果你在做A的时候考虑着B，那你显然是做不好的。有人可能会反驳：那我明明在开车的时候，还能够很好的听书呢。一些变成你潜意识能够轻松做的事情，此时你相当于脑力可以释放出来做别的事情，但不代表你真的是多线程。有多少人边开车边打电话，造成了一些事故，其实就是因为分心所致。
而大脑有个不好的习惯就是：你如果没有做但却又想做的事情，就会时不时的跳出来，去骚扰你现在的思路。比如，你可能在写报告，突然想起来你还有封邮件没回，而那封邮件可能需要你在下班前处理掉，你这个时候时不时会老惦记着，生怕一会忘记了回那封邮件？
想想你的一天：上学、做作业、参加活动、进行人际交往、完成应尽的责任等。你能估算出要记住的事情有多少吗？你可以试着光凭记忆力记住所有事，事情不多的时候，这说不定行得通。但是随着复杂程度的加深，你终究会有太多杂事要处理，这就很可能让你分心，最终导致超负荷。
事实上，目前的研究结果显示，人类的“工作记忆”在大脑中大约只能储存四条信息，超过四条就会造成认知负担，降低工作效能。GTD理论最核心的逻辑就是：清空大脑，把想做的事情整理出来，分类，然后挨个去解决。这个逻辑听起来平平无奇。但他的神奇之处是在于：一旦你把事情整理出来后，脑子就被释放了，不再会时不时想起来。就好像你有个很靠谱的闹钟，你知道无论你睡的多晚，第二天早上6点闹钟都会准时响起，你就会一直惦记着没有人提醒你。但如果你不设置闹钟，你恐怕一晚上都睡不好，因为你很怕一会睡过头了。
所以，GTD最大的价值是：让你把脑海里面的事情变的明确，要做就做，不做就拉到放起来先不用想了。通过分类和标签，给自己一个明确的答复：这事不做，删掉。那个约会取消了，不需要想了。报名表已经交过了，不用担心。是的，就是这种确定性的感觉叫做：掌控力。你对生活工作中碰到的各种事情有了掌控力，你知道什么要做，什么不需要做，脑子里面只需要关注当前你需要做的事情就好了。
而也正是因为只需要让你关注当下的事情，所以很容易进入心流状态，GTD其实在我看来另外一个最大的功效就是：心流。所以，GTD的书宣传语写的是：无压工作的艺术。
当然，理论要用起来，肯定还是需要不断的训练。在这个数字化时代，我们显然不需要用纸和笔来记录，有很多的待办和清单软件，就能够很好的支持GTD的理论应用，那我们接下来就以滴答清单作为实际应用的软件，看看怎么用GTD的理论来搞定一切吧。
搞定五步骤1：捕捉
我们既然知道了脑子不适合记录事情，那当然就是要把各种杂事抓出来，放到一个专门存储的地方，这一步其实就是为了清空大脑，所以捕捉的对象就是各种事情。
这是一个比较爽的过程，你需要做好这样的准备：
- 找一个相对安静的地方；
- 打开电脑，登录滴答清单；
- 把手机关机，给自己至少半个小时以上的时间；
- 围绕：工作、学习、生活这三个维度，去思考所有你可能想做的事情以及可能会发生的事情
捕捉是指收集可能有意义的想法或东西，这些想法或东西会引起你的注意或兴趣，它们需要你做出决定或是做些什么。管理好杂事的第一步其实十分简单：让大脑卸下储存杂事的重担，把所有想法、任务、家务事、项目、担忧、差事和梦想存放在大脑以外的某个地方。
而在滴答清单上是这么操作的：你只需要在收集箱里面不断的把要做的事情一条条的写来了，回车即可。
在这个过程中你一定要尽可能的把能想到的事情都写下来，即使有些事情可能不到一定会去做，但只要有过这样的念头，就可以记录下来，比如说你可以记录下这样一条：去西藏自驾游。这个可能是你一直想做的事情，每次看到越野车从你面前开过，你可能都会想起来这事，那就写下来。
之所以要都写下来，尽量清空大脑，是因为你需要让大脑构建对这个工具的信任感。你如果犹犹豫豫，一些是要不要写，还是留在脑海里，那么你后面再看这里面的内容，你就会质疑自己是否还有什么遗漏的？你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。
当然，这个不是一个一次性工程，后面需要定期回顾以及也会碰到新的事情，你都需要写下来，但如果你是第一次开始，就当做对大脑进行一次大扫除吧。
搞定五步骤2：理清
把大脑清空的感觉是不是很爽？不过爽过之后，我们就需要开始费脑子的思考了。我们把事情都罗列出来，目的是为了理清这些事情到底是什么，下一步要怎么做。所以，我们就到了第二个步骤：理清。
理清的这个动作就是为了判断：是什么？是否可以行动。
理清这个步骤不像捕捉那样具体可见。在捕捉的过程中，你找到的杂事大多是明确、有形的事物，而且捕捉的成果都在收集篮里面，清晰可见。
相反，理清是100%在你脑袋里进行的，你需要仔细思考并做出决定。理清是搞定五步骤中最重要、最有效的一个环节。
而这个过程可以用自我提问结合软件打标签的形式进行，我们先来看看需要自我提问那些问题。
问题1：这是什么？
比如你写下来：明天出去和某人吃饭，那这个显然就是一次约会。当然你不需要标注下来是一次约会，而是通过这个问题，判断下一步是否可以为这件事情做点什么。那显然明天要出去吃饭，下一步就是要设置一个日程提醒。
问题2：是否可以行动？
这个问题很简单，就“是”和“否”两种情况，我们先来说“否”的情况。既然不能行动，那就是这样三种情况：没用、可能会做、可能有用。
比如：你本来打算去看《阿凡达2》但已经下线了，所以你看不了，没用。
可能会做，比如你想去澳门玩，这就是可能会做。
而可能有用就是一些参考资料，或者说某本书，对你来说后面用的着。
如果是可以行动的话，则转向问题3。
问题3：2分钟内能否搞定
如果”是“，则直接打上”2分钟搞定“的标签。如果”否“则转向问题4。
问题4：是否需要多个步骤？
如果”是“则打上”多步骤“的标签，如果”否“则进入问题5。
问题5：自己做？别人做？
如果自己做，打上”自己做“的标签；别人做，则打上”别人做”的标签。
虽然这个过程是在脑子里进行的，现在有了软件之后，就方便了许多，我们在这个过程中直接用滴答清单的标签功能来为每个事件都打上对应的标签即可。
搞定五步骤3：整理
在前面的步骤里面，我们各种事情都打上了对应的标签，但这还不够，我们还需要把这些打了标签的事情，存放到对应的清单里面去，这样下次你要去查看的时候就会方便很多。那我们就来看看，都需要哪些清单。
没用：垃圾桶
可能会做：愿望清单
可能会用：资料夹（笔记）
2分钟搞定：就留在收集箱里面，直接搞定，也可以设置成今日完成的属性（设置今天日期）
自己做：执行清单、日程清单（一些执行需要设置日历提醒，日历上只有特定时间特定日期的行动事项）
别人做：等待回应清单
多个步骤：项目清单
建立2个文件夹：可以操作，不可以操作。底下建立对应的清单。不可行动的清单有：垃圾桶、愿望清单和资料夹。记住资料夹可以设置成笔记模式。而可行动的清单包括：日程清单、等待回应清单、项目清单、执行清单。
项目清单比较特殊，是多个步骤构成，这个时候，可以直接利用清单的详情里面的子任务功能，来把每个步骤写下来。如下图所示：
搞定五步骤4：检视
检视这个动作主要为了回顾和更新清单的状态。因为我们每天碰到的事情是动态变化的，而你如果不及时更新这些事情的状态，你仍然没有掌控力。只有始终保持在最新状态下，你对于生活、工作发生的一切事情才有掌控力。
而检视其实原文是：review。有回顾审视的意思。那检视的维度有哪些呢？
1.每日检视（我该做什么？）。
日历：每天第一件事就是查看这张地图，提醒自己应该在什么时间去什么地方。如果当天的日历上有很多项，你可能需要在这天多查看几次日历。
执行清单：每天早上查看这张地图，可以帮助你决定今天要做什么或不做什么。检视这张地图不代表你一定要做上面写下来的行动——事实恰好相反。当你扫视过这张地图，确认自己负责的行动没有出问题以后，你的大脑就不会再牵挂它们了，这样你才可以放轻松地去做自己热衷的事，不会有负罪感。
2.每周检视（事情都清理了吗？是否符合现状？有没有发挥创意？）。
这部分的检视是帮助你收集上一周累积下来的所有杂事，尽量把收集箱去做清空处理。记得在每周检视的时候去看看你的愿望清单里面的内容，没准就有些你想开始做的，就可以把它拉到收集箱里面去，再进行对应的理清判断和整理动作。
3.专注高度检视（我要去哪里？为什么？）。
专注高度检视，简单来说就是从人生的使命愿景出发去看哪些是你的目标，从目标推导出来具体的任务。这部分内容会放到后面的文章专门讲。
从每日到每周，然后有专门的高度视角的检视，都是为了帮助你更好的掌握自己到底还有哪些事情没做，以及这些事情的进展如何。很像你的一个仪表台。
所以，对应的软件操作是这样的：
利用打卡功能设置对应的检视提醒，分为每日检视打卡和每周检视打卡。
搞定五步骤5：执行
恭喜你，终于走到了最后一步：执行。这个时候就是专注的把事情搞定了，没啥好说的。如果你花太多时间去想一件事，就永远没办法完成这件事。之所以GTD的模式能够解决一部分拖延症的问题，其实和你罗列下来的行动清单有很大关系。为什么这么说呢？很多时候我们拖延，其实是因为没想明白到底要怎么行动，而我们如果都拆解出来具体的行动之后，你反而简单了，直接照着做就好了。
比如：提高英语学习成绩，这个其实是个很复杂的事情。那你直接转化成一个具体的执行动作是：完成18-30页的阅读。这个动作就很清晰，你拆解出来这样的行动步骤后，立刻执行就可以。
而这个时候需要思考4个执行的因素：
时间：在下一个已确定时间的安排之前，你有多少空档？5分钟？10分钟？30分钟？这段空档拿来做什么最有效？
地点：在你能够执行行动的时候，要考虑你所在的场所。也就是你要根据所处的地点，以及现在的时间，辨识出可以实际完成的事。
精力：你在什么时段会处于最佳状态？一大早？中午？深夜？你在什么时段感觉最清醒、最精神抖擞、最有毅力去做有挑战的事情？
优先级：现在最重要的是什么？今天最重要的是什么？可以利用四象限发展来标注优先级。
具体的软件操作是这样的：
对于时间，进行提醒设置；
对于地点，自己可以写一些规则，进行判断，比如在公司工作时主要做什么，在家里时做什么。
对于优先级，可以利用四象限功能进行优先级标注
对于精力，也是自己根据自己的状态去判断。
搞定五步骤小结
这套方法论之所以有效，我在想其实背后起作用的还是《清单革命》的逻辑。我们对于繁杂的事物，大脑天然的不擅长记住各种事情，有条不紊的执行。所以你会感觉脑子很乱，做事情没有头绪。当我们用GTD的方法，把各种事情罗列下来，并且打好标签整理分类之后，按照一定的规则直接行动，是最轻松不过的，所以这也是这个方法被称之为无压力工作的艺术。这几年也很流行所谓的心流，其实就是让你进入到专注做事情的状态，而GTD的模式天然的容易让你进入到心流的状态，不信你可以试试。
http://doit.im 已经可以用了.
很多实践GTD的人最后都会走入一个"不停的反复试用各种GTD工具"的怪圈.
停止问类似的问题, 停止google.
拿出你的纸, 和笔.